사무실에서 팩스를 보내야 하는데 복합기 사용이 처음이라면 어렵게 느껴질 수 있습니다. 하지만 기본 단계만 알면 누구나 쉽게 팩스를 보낼 수 있으니 차근차근 따라해보겠습니다.
복합기 팩스 보내기 기본 단계
복합기에서 팩스를 보내는 과정은 크게 원고 준비, 팩스 모드 진입, 번호 입력, 전송 시작 이렇게 4가지 단계로 나뉩니다. 대부분의 복합기가 비슷한 방식으로 작동하기 때문에 한 번 익히면 어떤 기종이든 쉽게 사용할 수 있습니다.
- 원고 준비 및 배치
- 팩스 모드 진입
- 수신인 번호 입력
- 전송 시작
복합기 팩스 보내는 방법 단계별 실행하기
원고를 스캔 유리 또는 원고 급지 장치에 올려주고, 가이드 라인에 맞추어 용지를 올바르게 놓아주며, 원고 급지 장치에 원고를 넣을 경우 그림이 위쪽을 향하게 넣어주세요. 여러 장을 보낼 때는 원고 급지 장치에 최대 40장까지 한 번에 넣을 수 있어 시간을 절약할 수 있습니다.
1단계: 원고 준비
팩스를 보내려면 원본 전체를 앞면이 위로 가도록 원고 급지 장치에 넣거나 원본 한 장을 앞면이 밑으로 가도록 스캔 유리 위에 놓으세요. 책자나 특수 용지는 스캔 유리를 사용하는 것이 품질이 더 좋습니다.
2단계: 팩스 모드 진입
복합기 조작부의 팩스 버튼을 눌러 팩스 모드로 전환합니다. 기종에 따라 버튼 위치가 다를 수 있으니 기계 앞면을 확인해보세요.
3단계: 수신인 번호 입력
수신인의 팩스 번호를 눌러주세요. 지역번호와 번호를 붙여서 하이픈 없이 입력하는 것이 중요합니다. 내선을 사용하는 경우 팩스 번호 앞에 내선번호를 반드시 입력해야 합니다.
4단계: 전송 시작
시작 버튼을 누르면 팩스가 시작되며, 팩스 송신이 완료될 때까지 약 20~25초 정도가 소요됩니다. 전송 중에는 복합기를 만지지 않는 것이 좋습니다.
컴퓨터에서 팩스 보내는 방법
컴퓨터에서 팩스를 발송하려면, 복합기 드라이버와 FAX 유틸리티가 설치되어 있어야 합니다. 문서 파일을 직접 팩스로 보낼 수 있어 스캔 과정을 거치지 않아도 됩니다.
워드나 한글 같은 응용프로그램에서 파일을 열고 인쇄 메뉴를 선택한 후 프린터를 팩스 드라이버로 설정하면 됩니다. 팩스 옵션 창에서 수신인의 번호를 직접 입력하거나 주소록에서 선택하고 전송 버튼을 누릅니다.
팩스 보낼 때 주의사항
팩스를 보낼 때 실패하는 경우가 있는데, 대부분 간단한 실수에서 비롯됩니다. 몇 가지 주의사항을 미리 알아두면 성공률을 높일 수 있습니다.
- 원고가 구겨지거나 손상되지 않았는지 확인
- 수신인 번호를 정확하게 입력했는지 재확인
- 복합기와 전화선이 제대로 연결되어 있는지 확인
- 팩스 모드가 제대로 활성화되었는지 확인
- 상대방의 팩스 기계가 켜져 있는지 미리 연락
자주 묻는 질문(FAQ)
Q. 팩스 보내기가 자꾸 실패하는 이유가 뭘까요?
A. 가장 흔한 원인은 수신인 번호 입력 오류입니다. 지역번호를 빼먹거나 숫자를 잘못 입력한 경우가 많으니 다시 한 번 확인해보세요. 또한 상대방 팩스 기계가 꺼져 있거나 통화 중일 때도 실패할 수 있습니다.
Q. 여러 장의 문서를 한 번에 보낼 수 있나요?
A. 네, 가능합니다. 원고 급지 장치에 최대 40장까지 한 번에 넣을 수 있으며, 자동으로 순서대로 스캔되어 전송됩니다. 다만 책자나 특수 용지는 한 장씩 스캔 유리에 올려서 보내는 것이 좋습니다.
Q. 컬러 문서를 팩스로 보내면 흑백으로 변하나요?
A. 복합기의 설정에 따라 다릅니다. 컴퓨터에서 팩스를 보낼 때는 인쇄 설정에서 컬러를 흑백으로 선택할 수 있으며, 복합기 자체에서 보낼 때도 기종에 따라 컬러 옵션을 선택할 수 있습니다.